Wil jij graag beginnen aan een to do lijst, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Of maak jij altijd to do lijstjes, maar voer je ze niet daadwerkelijk uit? Excuses dat er iets tussen kwam of je hebt hem simpelweg te vol gepland, het kan allemaal. Vanaf nu kun jij al je taken afronden, zonder dat je in de stress raakt. Wij laten je zien hoe je omgaat met een to do lijst.
Houd het overzichtelijk
Een to do lijst is er om het overzicht weer terug te krijgen, houd het daarom ook overzichtelijk. Spreek van te voren met jezelf af voor welke periode je een lijst wilt maken en waarover deze moet gaan. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een to do lijst voor één dag of een week. Ook kun je het opdelen in verschillende onderwerpen, zo kun je meerdere to do lijstjes maken. Een lijst voor werk en de ander voor privé, dat is nog eens overzicht houden.
Groot wordt klein
Deel grote taken zoals het schrijven van een rapport op in meerdere kleinen taken. Zo kun je als een taak ‘informatie zoeken’ opschrijven en de andere taak wordt bijvoorbeeld ‘opmaak van het rapport’. Op deze manier kijk je niet zo tegen deze grote taak aan en maak je het jezelf makkelijker met meerdere kleine taken. Niemand kan toch in één dag een heel rapport schrijven, win-win.
Concrete taken
Maak je taken zo concreet mogelijk! Als jij op jou to do lijst vage begrippen of taken schrijft, is het onduidelijk of je deze taak aan het einde echt hebt voltooid. Wat wil je aan het eind van de periode af hebben en wat is er mogelijk, wees concreet. Op deze manier blijf je eerlijk tegenover jezelf en kun je niet ‘vals spelen’. Jouw taak kan bijvoorbeeld zijn dat je een ontwerp voor iemand moet maken. Maar om als taak ‘ontwerpen’ te beschreven is niet eerlijk, er zitten hier namelijk verschillende stappen in. Zo maak je eerst een prototype, verstuur je het naar de ander en daarna kun je pas echt aan de slag. Schrijf het dan ook in deze concrete stappen op je to do lijst.
Klein maar fijn
Het geeft mensen een goed gevoel om een vakje af te vinken als ze een taak voltooid hebben. Twijfel daarom niet en zet ook de kleine taken op je lijstje. Hoe klein deze taak misschien ook is, toch is het fijn als je weer iets van je lijst kun afstrepen. Kleine taken als stofzuigen, check! Het is namelijk ook fijn om grote met kleine taken af te wissen, dat is beter voor je brein.
1-3-5 methode
Misschien zegt de naam van deze methode al genoeg, maar toch wil ik het even uitleggen. Het gaat hier namelijk om prioritering, met de getallen 1, 3 en 5. Schrijf al je taken op die je voor een bepaalde periode af moet hebben, per dag of per week. Vervolgens ga je deze taken prioriteren en je begint met de belangrijkste taken. De belangrijkste of grootste taken krijgen het cijfer 1, iets minder belangrijke een 3 en de kleine of niet dringende taken het cijfer 5. Op deze manier heb je voor jezelf duidelijk welke taken prioriteit hebben.
De tijd tikt
Als je echt zo productief mogelijk wilt bezig zijn en je to do lijst naar een hoger niveau wilt tillen kun je het beste je tijd timen. Op deze manier kun je zien hoe lang je daadwerkelijk met een bepaalde taak bezig was. Aan het einde van de dag of zelfs van de taak kun je dan kijken of dit reëel is en of dit beter kan. Ook kun je hierdoor meten of je jouw to do lijst wel of niet te strak plant. Kom jij aan het einde van de dag tijd te kort? Dan weet je dat je jouw dag wat minder strak moet plannen of juist iets sneller moet werken, indien mogelijk.
Not-to-do
Dit klinkt misschien een beetje raar, maar als deze bovenstaande regels jou nog steeds niet aan een goede to do lijst helpen. Dan kun je misschien zoeken naar een andere variant hierop, de not-to-do lijst. Op deze lijst schrijf je alle dingen die je in een bepaalde periode of op een dag niet wilt doen. Zo wil je vandaag niet afgeleid worden door je telefoon, wil je niet buiten de deur lunchen, want dat kost extra tijd of niet te veel aandacht besteden aan je collega’s. Alle dingen opschrijven die je absoluut niet wilt, werken misschien wel erg goed voor jou. Denk ook vooral niet aan een roze olifant…
Lees ook:
Drukke dag voor de boeg, maar geen concentratie? Zo blijf je gefocust